¿Que es un Sistema Gestor Documental (DMS)?

Es un sistema de ordenador diseñado para la gestión de grandes documentos (almacenamiento, recuperación, indexación, seguridad…). Éstos generalmente están comprimidos para ocupar el menor tamaño posible, y suelen estar compuestos por cualquier tipo de documento multimedia (imágenes, vídeos…). Al contrario que las bases de datos, un DMS no tiene una organización clara del contenido de sus documentos.

El objetivo de este tipo de sistema es gestionar documentos a través del uso de tecnologías, herramientas y métodos para el registro, la elaboración, la gestión y el archivado de información que se desprendan del trabajo realizado. Las típicas funciones que suele llevar a cabo un DMS son la gestión de versiones, el check in y check out, y la gestión de metadatos, principalmente. El desarrollo de este tipo de tareas permite la creación contextual, la administración y las ediciones paralelas.

Hay muchos sistemas de gestión empresarial que únicamente permiten almacenar documentos en su formato de archivo nativo (Word, Excel, PDF…), sin embargo el sistema de gestión documental está empezando a almacenar contenido en formato HTML. En este tipo de sistemas es necesario importar el contenido en el gestor, de forma que éste actúa como un motor de búsqueda para que los usuarios puedan encontrar los documentos rápidamente.
Componentes y funciones
Es difícil establecer una clasificación de sistemas de gestión documental, por ello vamos dividirlos en función de su complejidad. Por un lado nos encontramos con los administradores de archivos (como el explorador de Windows), que permiten realizar operaciones básicas de gestión documental como acceder al documento o compartir la información de dicho documento.
En este tipo de sistemas de gestión documental no podemos establecer una relación entre los documentos, ni crear una semántica que les pueda dar un contexto común. Las aplicaciones de gestión documental más recientes permiten llevar a cabo la búsqueda de información dentro de la base de datos, y encontrar documentos relacionados entre sí.
De esta manera, podemos decir que los sistemas de gestión documental realizan diversas tareas con metadatos que van desde la integración, captura, validación, indexación, almacenamiento, recuperación, publicación, reproducción y distribución de los documentos; hasta procesos de seguridad, de flujo de trabajo, de colaboración, de versioning, y de búsqueda federada.


Ejemplos:

Alfresco

OpenKM

KnowledgeTree